כשארגון מפעיל עשרות תוכניות שונות לקהלים מהארץ ומהעולם, תהליך הרישום הופך מהר מאוד לאתגר מורכב. טפסים שונים, דרישות משתנות, מסמכים, תשלומים, הנחות, מעקב סטטוסים ותיאום בין מערכות – כל אלה חייבים לעבוד יחד בצורה מדויקת ורציפה.
זה היה האתגר שעמד בפני חוויה ישראלית, גוף חינוכי המפעיל מגוון תוכניות לקהלים שונים, עם תהליכי רישום וניהול מורכבים ורבי־שלבים.
להפוך מורכבות לתהליך מסודר
כחברת הטכנולוגיה שמלווה את חוויה ישראלית, יצאנו יחד לפרויקט שמטרתו לפשט את המורכבות הזו ולבנות מערכת אחת שמרכזת את כל התהליך מקצה לקצה.
העבודה התחילה באפיון מעמיק ומיפוי של תהליכי העבודה הקיימים: זיהוי נקודות כאב בהרשמה, בגבייה ובניהול המידע, והבנה כיצד ניתן להפוך תהליך מפוצל ומרובה מערכות לחוויית עבודה אחידה וברורה יותר.
מערכת אחת שמנהלת את כל התהליך
התוצאה היא מערכת מבוססת Salesforce, המנהלת את כל מחזור חיי המשתתף: מהרשמה ראשונית, דרך טיפול במסמכים ועמידה בדרישות, ועד תשלומים, הנחות ומעקב אחר סטטוסים ותהליכים.
אחד המרכיבים המרכזיים בפרויקט היה פיתוח מנגנון טפסים דינמי, המאפשר לצוותים העסקיים ליצור ולנהל טפסי רישום לתוכניות שונות באופן עצמאי, ללא תלות בפיתוח.
היכולת הזו מאפשרת לארגון להגיב במהירות לשינויים בין תוכניות, קהלים ודרישות רגולטוריות, ולשמור על גמישות תפעולית לאורך זמן.
מאחורי הקלעים, המערכת משלבת אינטגרציה מלאה למערכת ה־ERP של חוויה ישראלית, במטרה לייצר רציפות מידע בין המערכות, לשפר את השליטה בתהליכי הגבייה ולצמצם טעויות ידניות.
בנוסף, שולבו בפרויקט אוטומציות לניהול תהליכים, מנגנון OCR לקריאה אוטומטית של דרכונים והזנת נתונים, ומערכת סליקה התומכת במספר אמצעי תשלום.
שותפות שנבנית לאורך זמן
הפרויקט הזה הוא חלק משותפות ארוכת טווח בין חוויה ישראלית לטקיוניטי, הכוללת ליווי טכנולוגי מתמשך סביב מערכות, תהליכים ותשתיות בארגון.
לאורך הדרך נבנו פתרונות נוספים, חיבורים בין מערכות ותהליכי עבודה מקצה לקצה, מתוך עבודה משותפת וצמודה בין הצוותים.
כפי שמתאר שרון שלמה, מנכ"ל חוויה ישראלית, הערך אינו רק בטכנולוגיה עצמה, אלא גם ביכולת לעבוד יחד בקצב של הארגון, להגיב מהר לצרכים משתנים, ולבנות פתרונות שממשיכים להתפתח לאורך זמן.
טכנולוגיה שמאפשרת לארגון לעבוד אחרת
אבל מעבר לטכנולוגיה, זה היה בעיקר פרויקט של שיתוף פעולה.
עבודה משותפת של צוותי חוויה ישראלית וטקיוניטי, סביב מטרה אחת: לאפשר לארגון לעבוד בצורה מדויקת, יעילה וגמישה יותר.
מבחינתנו, זה בדיוק המקום שבו טכנולוגיה מייצרת אימפקט: לא רק לנהל תהליכים, אלא לאפשר לארגונים להגיב מהר יותר, לעבוד חכם יותר ולתת חוויה טובה יותר למשתמשים שלהם.
