כשצריך להגיב מהר, התשתית כבר צריכה להיות מוכנה
יש מערכות שנועדו לייעל תהליכים. יש מערכות שנועדו לחסוך זמן. ויש מערכות שנדרשות לפעול בדיוק ברגעים שבהם אנשים נמצאים בנקודות הקשות ביותר בחיים שלהם.
עבור הקרן לנפגעי טרור של הסוכנות היהודית, האתגר היומיומי הוא לספק מענה מהיר, מדויק ורגיש לאנשים ולמשפחות הזקוקים לסיוע,
תוך ניהול כמות גדולה של פניות, סוגי מענקים ומידע רגיש במיוחד.
לאחר אירועי 7 באוקטובר, האתגר קיבל ממדים חדשים. בתוך זמן קצר נדרש להקים מערך שיוכל לטפל באוכלוסיות שונות,
לנהל זכאויות, לשלוח טפסים והודעות ולבצע תשלומים במהירות, בלי להעמיס עבודה ידנית על הצוותים.
תשתית דיגיטלית שמחברת בין כל התהליך
כחברת הטכנולוגיה של הסוכנות היהודית, טקיוניטי בנתה עבור הקרן תשתית דיגיטלית מלאה לניהול התהליך מקצה לקצה.
המערכת מבוססת Salesforce ומחוברת למערכת ה־ERP של הארגון מביתOracle , כך שתהליך העבודה מתנהל בצורה רציפה,
החל מקליטת הבקשה ועד לטיפול ולביצוע התשלום בפועל.
הוקמו מערכי טפסים ותהליכים דיגיטליים מלאים לניהול זכאויות, פניות ובקשות למענקים, לצד אוטומציות ותהליכי עבודה
שנועדו לקצר זמני טיפול ולפשט את העבודה השוטפת.
בתוך ימים בודדים הוקמו גם מסלולי מענקים ייעודיים בהתאם לצרכים שעלו מהשטח, כולל מענקים בגין נזק לרכוש ומענקים בגין פגיעה גופנית.
מהירות, בלי לוותר על בקרה
אחד האתגרים המרכזיים בפרויקטים מסוג זה הוא לא רק לפעול מהר, אלא לעשות זאת בצורה מדויקת ומבוקרת.
כחלק מהמערכת פותח גם בוט לאישור תקנון, שאפשר לבצע תהליכים בצורה פשוטה ומהירה יותר, תוך שמירה על תהליך עבודה מסודר ומבוקר.
התוצאה הייתה משמעותית. התהליכים הפכו יעילים ומדויקים יותר, זמני הטיפול התקצרו והקרן הצליחה לטפל בכמות גדולה של מוטבים בזמן קצר.
לדוגמה, באמצעות פתרון הבוט לאישור התקנון התאפשרה חלוקה של כ־11 מיליון דולר בתוך חודש אחד בלבד.
עבודה משותפת מאחורי הקלעים
הפרויקט הובל בשיתוף פעולה בין צוותי הקרן לנפגעי טרור של הסוכנות היהודית לבין צוותי Salesforce והפיתוח של טקיוניטי.
בצד טקיוניטי לקחו חלק אילת קורן, דיאנה מוראלס, שרה סבג ותמר שחר מראג'ן. מצד הקרן הובילו את הפרויקט יעל רז, פיאנה דרנג, אלמוג מוסקוביץ' ורונה עמרם נתיב.
העבודה המשותפת התבססה על זמינות גבוהה, תגובה מהירה והבנה עמוקה של הצורך לייצר פתרון שעובד במציאות מורכבת ודינמית. גישת העבודה תוארה על ידי הקרן כשותפות אמיתית, ולא רק כספק טכנולוגי.
לראות את זה מהשטח
בסרטון הקייס סטאדי משתפת יעל רז, מנהלת הקרן לנפגעי טרור של הסוכנות היהודית,
על שיתוף הפעולה עם טקיוניטי ועל הדרך שבה המערכת מסייעת לפעילות הקרן גם ברגעים המאתגרים ביותר.
מערכות שממשיכות לעבוד גם כשהמציאות משתנה
במצבי שגרה ובוודאי ברגעי חירום, הטכנולוגיה עצמה היא רק חלק מהסיפור. הערך האמיתי מגיע מיכולת לבנות מערכות שיודעות להשתנות במהירות,
להתאים את עצמן לצרכים חדשים ולהמשיך לעבוד בדיוק ברגעים שבהם אי אפשר לעצור.
